Генеральный директор как главный бухгалтер: риски, ответственность и инструкция по оформлению

В малом и среднем бизнесе желание сэкономить ресурсы часто толкает руководителя на совмещение функций. Один из самых популярных и спорных вариантов — возложение обязанностей главного бухгалтера на генерального директора. С одной стороны, это избавляет от лишнего наемного сотрудника. С другой — возлагает на руководителя двойной объем работы и серьезные налоговые риски.

В этой статье разберем, когда такая схема законна, как правильно оформить генерального директора и главного бухгалтера в одном лице и за что лично ответит руководитель перед государством.

Когда директор имеет право вести бухгалтерию самостоятельно

Закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ дает четкое послабление. Обязанности главного бухгалтера на генерального директора можно возложить, если компания относится к субъектам малого предпринимательства (МСП) . Также это правило работает для организаций с упрощенным учетом.

Сравните цены и отзывы на курсы → https://kursy-glavnyi-buhgalter.vercel.app

В крупных компаниях (например, акционерных обществах) ведение учета лично директором запрещено. Для руководителей малых фирм, напротив, это право встроено в трудовую функцию по умолчанию.

Важно понимать разницу между двумя ситуациями:

1. Нет должности бухгалтера. Если штатное расписание не предполагает ставки главбуха, руководитель автоматически принимает на себя ведение бухгалтерского учета по умолчанию. Дополнительных доплат за совмещение не будет, это его прямая работа (ст. 57, 275 ТК РФ).

2. Сотрудник в отпуске или уволен. Если бухгалтер есть, но его нет на месте (болезнь, поиск нового), оформить возложение обязанностей главного бухгалтера можно только как дополнительную работу. Это потребует приказа и доплаты.

Пошаговое оформление: как совместить две роли

Если вы решили, что управлять финансами будет генеральный директор и главный бухгалтер в одном лице, процесс зависит от исходной ситуации.

Сценарий А: Должность главбуха не введена
Здесь все максимально просто. Достаточно издать приказ о вступлении в должность генерального директора, где в пункте о функциях прописано «Организация бухгалтерского учета». Можно оформить приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на гендиректора как отдельный документ, но прямая формулировка в трудовом договоре важнее .

Сценарий Б: Бухгалтер уволился (или в отпуске)
Потребуется оформление совмещения на период отсутствия сотрудника. Вот алгоритм действий, чтобы избежать претензий от ФНС и Трудовой инспекции :

• Шаг 1. Получите заявление (или составьте уведомление) о согласии на совмещение. Руководитель не может принудить сам себя, но письменное согласие как физлицо он дает.

• Шаг 2. Заключите дополнительное соглашение к трудовому договору. Укажите перечень работ (счета-фактуры, декларации, книги покупок/продаж).

• Шаг 3. Издайте приказ о возложении обязанностей главного бухгалтера на генерального директора в свободной форме. В приказе пропишите срок (например, «на период поиска сотрудника до 31.12.2024»).

Налоговые риски и контроль со стороны ФНС

Налоговая инспекция всегда настороженно относится к фирмам, где бухгалтерией руководит сам директор. Это классический признак «технических» компаний и схем по обналичиванию .

Согласно позиции Верховного суда и письмам ФНС, генеральный директор и главный бухгалтер как одно лицо автоматически попадают в группу риска по следующим основаниям:

1. Подконтрольность счетов. Налоговики считают, что у одного человека слишком много власти над деньгами: он одобряет сделки, подписывает платежки и отражает их в учете. Это повышает шансы на доначисление налогов при проверке контрагентов.

2. Взаимозависимость. Если одно лицо подписывает акты и от заказчика (как директор), и контролирует качество (как исполнитель через связь) — для суда это доказательство согласованности действий. В 2025 году суды все чаще признают такие сделки фиктивными .

3. Штрафы за совмещение. Отсутствие приказа о совмещении или неправильное его оформление грозит административной ответственностью по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф до 50 000 руб.) .

Вся ответственность ложится на одного

Главный минус объединения ролей — это персональная ответственность. Если в штате есть наемный бухгалтер, штрафы и санкции часто делятся (либо платит компания). Когда должности соединены, обязанности главного бухгалтера на генерального директора означают и полную материальную, административную, а иногда и уголовную ответственность .

• По налогам (ст. 199 УК РФ). Если следствие докажет, что директор (он же бухгалтер) занизил базу, именно он лично заплатит штраф до 500 000 руб. или отправится в колонию за особо крупные махинации.

• По долгам (субсидиарка). При банкротстве именно действия руководителя, подписывавшего «плохие» отчеты, станут основанием для взыскания долгов с его личного имущества .

• Разногласия с самим собой. По закону № 402-ФЗ, если между главбухом и директором спор, первый должен выполнить письменное распоряжение второго. Вы не можете выдать предписание самому себе, поэтому любые ошибки — это ваш личный риск .

Кстати, суды прямо указывают: если генеральный директор и главный бухгалтер — одно лицо, аргумент «я был невменяем» или «я действовал по указанию учредителя» не сработает для защиты компании от штрафа. Ответственность все равно наступит .

Практические советы для единоличного ведения учета

Чтобы совмещение не превратилось в финансовую катастрофу, следуйте двум правилам.

Используйте цифровые сервисы.
Один человек физически не может уследить за сроками сдачи 5-ти отчетностей и сверками с ИФНС вручную. Подключите онлайн-банкинг с автоплатежами и сервис «Такском» или «Контур» для отправки отчетности. Они проконтролируют формат ошибок до отправки.

Разделите подписи (хотя бы формально).
Даже если вы один, желательно, чтобы в штате был хотя бы кассир или секретарь, подписывающий внутренние документы (путевые листы, авансовые отчеты) в графе «Ответственный». Это снизит риск обвинения в незаинтересованности проверок. Для счетов-фактур допускается подпись одного лица с пометкой «генеральный директор (он же главный бухгалтер)» .

FAQ: Частые вопросы о совмещении должностей

1. Нужно ли платить дополнительные деньги директору, если он взял на себя учет?
Нет, если должность главбуха не предусмотрена штатным расписанием. Ведение учета входит в трудовую функцию руководителя. Если же бухгалтер есть в штатке, но временно отсутствует, доплата за совмещение обязательна (ст. 60.2 и 151 ТК РФ) . Назначайте ее в фиксированной сумме.

2. В чем разница между совмещением и совместительством для директора?
Совмещение — это работа в основное рабочее время без отдельного договора и записи в трудовой книжке (просто доплата).
Совместительство предполагает заключение еще одного трудового договора, работу «в свободное от основной работы время» и запись в трудовую книжку. Для гендиректора совместительство в своей же компании крайне рискованная и спорная процедура. Эксперты «КонсультантПлюс» советуют использовать только совмещение или прямое указание в трудовом договоре .

3. Если директор в отпуске, кто сдает отчетность?
Вы не можете сами себе выдать доверенность на время отпуска. Вам придется либо прервать отпуск (отозвать), либо возложить функции бухгалтера на другого сотрудника (например, заместителя) отдельным приказом. Оставить обязанности главного бухгалтера на генерального директора без присмотра в период его отсутствия нельзя — налоговая заблокирует счет за непредставление нулевой отчетности .